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そして今日も考える。

社会人になって覚えた、エクセルで意外と役に立つショートカットキー

小技集

社会人になって最もスキルが身についたと感じるものは他でもない、エクセルである。たぶん、エクセルというソフトは今や誰もが使ったことがあるぐらいに普及しているが、本当の意味で使いこなせている人は少ないのではないだろうか。

 

もちろん、今の私が本当の意味でエクセルを使いこなせるようになった、というわけではない。エクセルの機能の説明をすれば、それだけで一冊の本が書ける(というか実際にそういう本はある)ほどに優秀なソフトである。関数やマクロの知識を身に付ければ本当に色んなことができるのだろうと思う。

 

しかし、そこまでの話はかなりプログラム的な理解が必要になるので、まずは取っ付き易いショートカットキーから覚えていく、という人が多い。

 

まず、一番有名なところで言えば、Ctrl+CでコピーCtrl+Vでペーストである。コピペが大好きな大学生のほとんどは既に知っていることだろう。Ctrl+Xで切り取りというショートカットキーもあるが、意外と認知されていない。知らない人は是非ともセットで覚えておこう。

 

さらにもう一つCtrl+Sで上書き保存くらいはだいたいの人が知っていると思う。今挙げたショートカットキーはたいてい別のエディタ系ソフトにも対応している。

 

ここからが少し応用編に入る。といっても、これもちょっと好奇心旺盛な人なら既に知っているはずだ。まずは、Ctrl+Zで元に戻すである。文字の打ち間違い、消し間違いなどをしてしまった時に、このショートカットキーを覚えていると実に便利だ。私はタイピングミスが多いので、本当に多用している。

 

これとセットで覚えておきたいのは、Ctrl+Yである。これは「元に戻す」という作業をやり直すショートカットキーである。元に戻しすぎてしまった時に、やり直すときに使う。Ctrl+Xの全く反対の作業なので、一対のキーになっている。この二つを使いこなせれば、修正にかかる時間は確実に減らせる。

 

あと細かいところで言えば、Ctrl+B、Ctrl+I、Ctrl+Uでそれぞれ、太字、イタリック、アンダーラインと字体を変更することができる。社会人になって使用頻度が上がるコマンドである。

 

以上は社会人になる前の私でも知っていたものである。ここからが社会人になってから初めて覚えたショートカットキーの紹介に移る。

 

まず簡単なショートカットキーから。Ctrl+;で本日の年月日が入力される。ちなみに時間を入力したい場合は、Ctrl+:で時分が入力される。会社のドキュメントには日付とかを入れる機会が多いので、覚えて損はない。

 

あとは行や列を挿入したいときによく使うのが、Ctrl+Shift+;とCtrl+-である。行や列を選択した上で、前者なら挿入、後者なら削除を実施することができる。表を作っている最中に、行が足りなかったことに気づいた時に簡単に追加・削除をすることができて本当に便利である。

 

表作成に欠かせないのが、Ctrl+Shift+&で外枠に罫線を引くことができる機能だ。ただ、この方法だと例えば広い範囲を囲って、全てを網掛け上にすることはできない。外枠だけになってしまう。

 

ここで、組み合わせて使うべきなのが、Ctrl+DCtrl+Rである。例えば、一つのセルを囲ってまず外枠に罫線を引く。そして、そのセルが一番左上になるように、選択範囲を拡張する。ここで、「Ctrl+D」 → 「Ctrl+R」とキーを入力すると、全網掛けの表の枠が出来上がる。それぞれのキーの特性は言葉での説明が難しいのでここでは割愛する。実際に使ってみると快感である。

 

他にもあるが、本当に知っていると便利だと感じるのはこのくらいである。他にどんなものがあるか気になった方が、適当にググって下さい。