配属されて２週間弱が過ぎた。案の定、今は色んな課題にぶち当たっている。その中でも中核をなすのが計画力だ。私は今まで詳細な計画を立てたことがない。ひょっとしたら、頭の中で無意識に立てたことはあったのかもしれないが、ドキュメントに落としこんだりはしたことはなかった。
そもそも計画を立てる必要性を感じることがなかったのだ。幸か不幸か、今までは能力で補えることが多かったのだろう。学生時代にも一応期限付きの課題はあるわけであるが、重要度の高いものだけをピックアップすれば期限を意識するのは少しの間だし、大まかに計画を立てていれば事足りることの方が多かった。
しかし、ビジネスの現場では計画を立てないわけにはいかない。自分の都合だけで仕事を進めることはできないからだ。細分化された時間にスケジュールが埋め込まれている毎日であり、どのタイミングで新たに予定が追加されるのかもわからない。特に、新人のうちは上司や先輩が決めたスケジュールの合間に自分の計画を立てていかないと自分のタスクに割く時間がなくなってしまうのだ。
そういうわけで、いい機会なので、私も計画の立て方というところからもう一度考えてみようと思う。まず最初にやるべきなのは以下の２点であろうか。
１．自分のタスクと期限を把握する
２．タスクにかかる時間を見積もる
ここからはタスクの種類に応じて分岐する。まず、タスクが１人で完結するタイプのものであれば、
３．タスクの優先順位付けを行う
４．期限までに見積もった時間＋バッファ分だけ時間を貰えるように上司や先輩と調整する。
といったところだろう。一方で、タスクが１人で完結しない、例えば打ち合わせによって全員の合意を得るなどの場合は結構面倒臭い。この場合、
３．関係者のスケジュールを把握する
４．会議室の空き状況を確認する
５．メールによってスケジュールを共有、承諾を得る
となる。まぁ手順を記してみるとそれほど複雑でもないのであるが、こういった計画はリアルタイムに変わっていく。緊急で会議の時間が変わったり、予定していた業務とは異なる業務を与えられたりすると、一度立てた計画を何度も再構築しなければならないからだ。だから計画を立てるのは嫌いなのだ。何かいい方法があれば教えていただきたいものである。
